Zwischen Betriebskostenpauschalen und -vorauszahlungen ist zu trennen. Im Zweifel ist der Mietvertrag heranzuziehen. Unklarheiten im Mietvertrag gehen immer zulasten des Vermieters.

Sofern mietvertraglich eine Betriebs- und Heizkostenvorauszahlung vereinbart ist, hat der Mieter einen Anspruch auf Abrechnung. Will der Vermieter ein Nachzahlungssaldo geltend machen, muss er binnen Jahresfrist nach Abrechnungsende dem Mieter die Betriebs- und Heizkostenabrechnungen zugänglich machen. Anderenfalls ist der Vermieter mit Nachforderungen nach Ablauf dieser Jahresfrist ausgeschlossen, § 556 Abs. 3 S. 3 BGB.Innerhalb der Jahresfrist muss eine formell ordnungsgemäße Abrechnung vorliegen, d. h. sie muss auch für einen Laien nachvollziehbar und prüfbar sein. Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs müssen in jedem Fall folgende Anforderungen erfüllt sein:  Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, anteiligen Kosten, Vorauszahlungen.

Auch eine jahrelange Zahlung nicht geschuldeter Betriebskosten führt nicht zu einer Abänderung oder Ergänzung des Mietvertrages (BGH WuM 2007, 694). Denn im Zweifel will der Mieter keine Vertragsänderung.